Một số thủ thuật trong word - Microsoft Word

một thực tế là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay - Word - chưa được quan tâm đúng mức về bảo vệ an toàn dữ liệu. Đây là một số "chiêu" cơ bản để đề phòng virus hoặc sao chép bất hợp pháp từ chương trình này.

Trước tiên là việc đặt mật khẩu bảo vệ cho Word. Các phiên bản từ 95 về sau đều có tiện ích này và chúng được sử dụng phổ biến do tính đơn giản. Với một mật khẩu phức tạp thì độ an toàn khá cao. Một biện pháp khác là sử dụng chức năng Protect Document để chống sao chép, sửa đổi nội dung trong lúc phân phối lại tài liệu. Xảo thuật làm màu chữ trùng với màu nền cũng có thể "qua mắt" được một số người tò mò khi mở tài liệu. Trường hợp phân phối tài liệu mà vẫn muốn kiểm soát những thay đổi của nội dung so với bản gốc thì dùng tiện ích Track Change (tự đánh dấu mọi sự thay đổi dữ liệu kể từ khi yêu cầu Track Change) để theo dõi.

Quan trọng nhất là phải kiểm soát được các Marco. Đây là những mã chương trình bổ sung do người dùng viết bằng ngôn ngữ Visual Basic, giúp đơn giản hóa công việc trong Word. Tuy nhiên, không ít trong số đó lại là mầm họa nếu bị lợi dụng. Hầu hết những nguyên nhân làm hỏng tài liệu đều do những Marco xấu phát tán dưới dạng virus, worm như vụ Papa, Melisa... Do vậy, nên hạn chế sử dụng Marco, hoặc chỉ dùng nếu chúng có nguồn gốc tin cậy. Bên cạnh đó, người dùng cũng cần thường xuyên theo dõi thông tin để cập nhật các miếng vá lỗi cho chương trình từ website của Microsoft. Dù việc khai thác các lỗi này để chiếm quyền điều khiển là không đơn giản, chúng dễ bị các loại sâu, virus lợi dụng làm bàn đạp tấn công. Một thao tác khác của người dùng Word là thường xuyên cập nhật các phiên bản phòng chống virus mới nhất để tự động quét kiểm tra virus mỗi khi file word được mở.

Ngoài ra, bạn có thể tìm đến một số chương trình tiện ích bổ dung như Remove Hidden Data (gỡ bỏ những thông tin cá nhân, thông tin ẩn đã xóa trong quá trình soạn thảo nhưng vẫn có thể xem được), WordFIX (giúp sửa lỗi những file word bị hư do virus), PaM (Protector add-in for Microsoft Office) giúp tăng cường kiểm soát, bảo vệ tài liệu Word.

Bảo vệ đôi mắt của bạn

Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó. 

Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. MS Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng. 

Bạn có thể làm như sau: vào Tools\Options..., chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ. Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen.

Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

- Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”...

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là... tự nhiên. 

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options... từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần. 

Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa. 
Tùy biến chữ trong Word
Tính đến thời điểm này, Word Art là cách duy nhất để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ. Hãy thử một cách khác, dễ dàng và nhiều chức năng hơn cả Word Art. 

Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng rồi bôi đen… rồi nhấn Ctrl + C. Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special. Trong danh mục Paste Special, chọn Picture rồi OK. Lúc này, đoạn text đã được "hoàn trả" dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh).

"Nghỉ giữa hiệp" trong PowerPoint
Đang giữa lúc thuyết trình dưới sự hỗ trợ của PowerPoint, bạn cần tạm dừng một chút để thảo luận hoặc bàn bạc một ý tưởng mới, hay chỉ đơn giản là dùng ít cà phê cho tỉnh táo. Dù là bất cứ lý do gì, bạn cũng nên chèn một slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho mọi người biết đang “nghỉ giữa hiệp”. Một thủ thuật đơn giản để chèn một slide trống chỉ trong chớp mắt, là nhấn phím B để có màn hình màu đen. Nhấn phím W để có màn hình màu trắng. Để tiếp tục "trận đấu" sau giờ nghỉ giải lao, nhấn phím bất kỳ sẽ giúp bạn trở về tình trạng ban đầu. Quá đơn giản và tiện lợi!

Tìm từ đồng nghĩa trong Word

Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để "thay đổi không khí", hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha. Để khởi động chức năng này, bạn vào menu Tools > Language. Hoặc nếu muốn dùng phím tắt, bạn có thể nhấn Shift + F7 sau khi đã bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa. Nếu bạn không bôi đen, MS Word sẽ mặc định từ cần tìm kiếm nằm ở bên trái của chuột. Phần còn lại là của bạn, chọn ra một từ ưng ý nhất rồi click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ.

Viết hoa trong 2 giây

Shift + F3 vốn là phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa. Tuy nhiên, Shift + F3 lại lần lượt chuyển đổi từ chữ viết hoa các chữ cái đầu sang chữ thường rồi mới đến chữ hoa. Một tổ hợp phím có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường và ngược lại, đó là Ctrl + Shift + A. Để thay đổi một từ, bạn để trỏ chuột lên từ đó rồi nhấn Ctrl + Shift + A trong khi để thay đổi cả một cụm từ, bạn nhất thiết phải bôi đen cụm từ đó rồi mới nhấn tổ hợp phím. Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần nữa cũng giúp quay lại định dạng chữ ban đầu.
MS Word: In tài liệu Word kèm hình - màu nền
Sẽ là một điều rất khó chịu nếu bạn đã rất công phu để tùy chỉnh nền của văn bản cho phù hợp nhưng khi in ra thì nó lại chỉ in nội dung văn bản. Theo Website của Microsoft Office, nền văn bản dù được người dùng tạo nhưng mặc định nó sẽ không được in ra, vì vậy hôm này chúng ta sẽ học cách làm thế nào để Word in nền của văn bản. 

Trước tiên bạn phải có một tài liệu đã được tạo và đã có màu nền mà bạn muốn. Bây giờ chúng ta cần phải tạo một vài thay đổi để màu nền được in ra.
www.quantrimang.com.vn%2Fphotos%2Fimage%2F042009%2F23%2FWord-1.jpg" target="_blank">
Nhấn vào nút Office và vào phần Word Options. Sau đó vào phần Display, kéo thanh cuộn xuống phần Printing Options và đánh dấu chọn vào phần "Print background colors and images", cuối cùng nhấn OK.

www.quantrimang.com.vn%2Fphotos%2Fimage%2F042009%2F23%2FWord-2.jpg" target="_blank">

Thực hiện thao tác này bất kì lúc nào bạn muốn màu nền hoặc hình ảnh được in ra kèm với tài liệu. Tùy chọn này áp dụng cho tất cả các tài liệu trong Word 2007 vì vậy hãy chắc chắn và không chọn tùy chọn này trong các tài liệu khác mà bạn không muốn in màu nền.